Formulario para el levantamiento de requerimientos

Este Formulario tiene como objetivo capturar toda la información esencial para entender, diseñar y ejecutar cualquier tipo de requerimiento o iniciativa de manera eficiente. Proporciona una guía clara para asegurar que la solución propuesta realmente atienda la necesidad planteada.

El levantamiento de requerimientos consiste en identificar y documentar las necesidades y expectativas de un proyecto o iniciativa a partir de sus usuarios, clientes e interesados. La recopilación y el análisis de esta información son etapas críticas para obtener una comprensión completa y precisa de lo que se necesita lograr, crucial para su éxito ayudando a evitar malentendidos y garantizan que el producto final cumpla con las expectativas y objetivos establecidos.

La estructura del formulario es la siguiente:

1. Nombre del requerimiento / iniciativa

• Definición: Título corto y descriptivo que resume la esencia de la solicitud.

• Guía: Debe ser conciso, claro e indicar un período o versión si es aplicable.

• Ejemplo: Implementación de Nuevo Protocolo de Atención al Cliente para 2025.

2. Información general del requerimiento

• Definición: Datos básicos que identifican y contextualizan la solicitud.

• Identificador del Requerimiento: (Ej. REQ-001, PROY-ABC)

• Fecha de Solicitud: (dd/mm/aaaa)

• Solicitante: (Nombre, Área/Departamento, Contacto)

• Patrocinador/Responsable: (Nombre, Área/Departamento, Contacto - quien impulsa y apoya la iniciativa)

• Prioridad: (Alta, Media, Baja, Crítica - con una breve justificación de la prioridad)

• Fecha Límite Deseada: (Si aplica)

3. Descripción general y problema a resolver

• Definición: Una visión de alto nivel del requerimiento, explicando el contexto actual y el problema específico o la oportunidad que se busca abordar con esta iniciativa.

• Guía: Explica la situación actual, el desafío o la oportunidad que motiva el requerimiento. ¿Qué dolor resuelve o qué mejora busca? Cuantifica el impacto negativo del problema actual, si es posible.

4. Objetivo del requerimiento

• Definición: Lo que se espera lograr al implementar el requerimiento.

• Guía: Define qué se quiere conseguir. Debe ser SMART (Específico, Medible, Alcanzable, Relevante, con Plazo Definido).

• Ejemplo: Reducir el tiempo de espera promedio en la línea de atención telefónica del cliente de 10 a 3 minutos en un plazo de 4 meses, mejorando la satisfacción del usuario.

5. Alcance del requerimiento

• Definición: Los límites claros del requerimiento, especificando qué incluirá y qué quedará fuera.

• Guía: Detalla explícitamente lo que sí cubrirá la solución y, de igual manera, lo que no se abordará en esta fase. Esto ayuda a gestionar expectativas y evitar desvíos.

6. Beneficios esperados

• Definición: El valor que la implementación del requerimiento aportará a la organización o a los involucrados.

• Guía: Describe los resultados tangibles y el valor agregado. Cuantifica si es posible (ej. Ahorro de $5.000 anuales en costos operativos, aumento del 10% en la eficiencia del equipo, mejora del 15% en la percepción de calidad del servicio).

7. Beneficios esperados

• Definición: Lo que la solución debe hacer o las características específicas que se implementarán.

• Guía: Describe cada capacidad en detalle, desde la perspectiva de quien la usará o se beneficiará. Puedes usar el formato de Historia de Usuario para mayor claridad: "Como [Rol], quiero [una acción/capacidad], para [un beneficio/razón]."

• Ejemplo: Como agente de atención al cliente, quiero tener acceso a un historial completo de interacciones del cliente, para ofrecer un servicio más personalizado.

8. Requerimientos de calidad / no funcionales

• Definición: Son las características de calidad de la solución, cómo debe funcionar o qué atributos debe tener. No describen qué hace la solución, sino cómo lo hace.

La guía Incluye aspectos como:

• Rendimiento: Tiempos de respuesta, capacidad de manejo de volumen.

• Seguridad: Medidas de protección de la información o procesos.

• Disponibilidad: Horarios de operación, acceso.

• Usabilidad: Facilidad de uso, claridad de los procesos.

• Confiabilidad: Manejo de errores, robustez.

• Escalabilidad: Capacidad para crecer con la demanda o cambios.

9. Reglas de negocio

• Definición: Políticas, regulaciones, algoritmos o condiciones que la solución debe seguir.

• Guía: Son las directrices específicas que controlan o influyen en el comportamiento de la iniciativa o proceso.

• Ejemplo: Todo reclamo debe ser respondido en un plazo máximo de 48 horas hábiles.

Este formulario es crucial para evitar malentendidos y asegurar que el producto final cumpla con las expectativas y objetivos establecidos.